fbpx

Gå till startsidan

Inför ert digitala möte
Publicerat den 16 okt, 2020
av Patrik Sandberg

Att hålla ett digitalt möte är ett smidigt sätt att få ut information till och diskutera med kollegor och kunder världen över. Innan det är dags för mötet är det bra att fokusera på förberedelserna. Här berättar vi vad du behöver tänka på inför mötet. 

Bestäm syftet med mötet och mötestyp 

Ett möte kan äga rum på grund av flera olika anledningar. Genom att tydliggöra syftet med mötet kan du hjälpa till att påverka det konkreta och slutgiltiga resultatet. Fundera över anledningen till mötet och vad mötet ska ge. 

Definiera om mötet till exempel är till för att:

  1. Skapa nya samarbetsmöjligheter
  2. Få möjlighet att föra en djupare diskussion kring en särskilt fråga eller specifikt ämne
  3. Bygga starkare arbetsrelationer
  4. Planera verksamheten långsiktigt.

Fundera även på vilken form mötet ska ta, det vill säga om det ska ske via exempelvis telefon eller video. Mötestypen kan påverka vilka förberedelser som krävs inför mötet.

Vilka ska delta i mötet?

Viktigt att se över är vilka som faktiskt ska delta i mötet och vilken roll de förväntas ha. Fundera också över vilken roll du som mötesledare vill ha, det behöver inte alltid vara givet att det är du som ska hålla i mötets huvudsakliga innehåll.

Förbered mötesagendan och sätt upp tydliga förväntningar

När du sätter en agenda för mötet ges en gemensam riktning som informerar om vad som kan förväntas av mötet och vad mötet ska bidra till. Då får mötet mening och gör det möjligt för dig som mötesledare att be deltagarna om deras synpunkter. 

I samband med att du informerar mötesdeltagarna om mötesagendan kan du passa på att be om deras input och tydliggöra dina förväntningar av dem för att de ska ha chans att förbereda sig inför mötet. 

Se till att tekniken fungerar

För att digitala möten ska kunna genomföras är det av högsta vikt att tekniken fungerar. Testkör gärna tekniken en vända innan det faktiska mötet sätter igång för att undvika tidskrävande överraskningar. 

Utse en mötessekreterare 

Även om mötet sker digitalt är det alltid bra att ha en mötessekreterare som skriver ned och dokumenterar vad som sägs på mötet. På så sätt finns allt viktigt som sagts på papper samtidigt som andra berörda kan få möjlighet att del av mötesprotokollet.