fbpx

Gå till startsidan

Blogg
Publicerat den 16 okt, 2020
av Patrik Sandberg
Inför ert digitala möte

Inför ert digitala möte

Att hålla ett digitalt möte är ett smidigt sätt att få ut information till och diskutera med kollegor och kunder världen över. Innan det är dags för mötet är det bra att fokusera på förberedelserna. Här berättar vi vad du behöver tänka på inför mötet. 

Bestäm syftet med mötet och mötestyp 

Ett möte kan äga rum på grund av flera olika anledningar. Genom att tydliggöra syftet med mötet kan du hjälpa till att påverka det konkreta och slutgiltiga resultatet. Fundera över anledningen till mötet och vad mötet ska ge. 

Definiera om mötet till exempel är till för att:

  1. Skapa nya samarbetsmöjligheter
  2. Få möjlighet att föra en djupare diskussion kring en särskilt fråga eller specifikt ämne
  3. Bygga starkare arbetsrelationer
  4. Planera verksamheten långsiktigt.

Fundera även på vilken form mötet ska ta, det vill säga om det ska ske via exempelvis telefon eller video. Mötestypen kan påverka vilka förberedelser som krävs inför mötet.

Vilka ska delta i mötet?

Viktigt att se över är vilka som faktiskt ska delta i mötet och vilken roll de förväntas ha. Fundera också över vilken roll du som mötesledare vill ha, det behöver inte alltid vara givet att det är du som ska hålla i mötets huvudsakliga innehåll.

Förbered mötesagendan och sätt upp tydliga förväntningar

När du sätter en agenda för mötet ges en gemensam riktning som informerar om vad som kan förväntas av mötet och vad mötet ska bidra till. Då får mötet mening och gör det möjligt för dig som mötesledare att be deltagarna om deras synpunkter. 

I samband med att du informerar mötesdeltagarna om mötesagendan kan du passa på att be om deras input och tydliggöra dina förväntningar av dem för att de ska ha chans att förbereda sig inför mötet. 

Se till att tekniken fungerar

För att digitala möten ska kunna genomföras är det av högsta vikt att tekniken fungerar. Testkör gärna tekniken en vända innan det faktiska mötet sätter igång för att undvika tidskrävande överraskningar. 

Utse en mötessekreterare 

Även om mötet sker digitalt är det alltid bra att ha en mötessekreterare som skriver ned och dokumenterar vad som sägs på mötet. På så sätt finns allt viktigt som sagts på papper samtidigt som andra berörda kan få möjlighet att del av mötesprotokollet.

13 tips: Så kommer du in lättare på din arbetsplats

13 tips: Så kommer du in lättare på din arbetsplats

Är du ny på jobbet? Det kan ibland vara lite svårt att komma in i gänget. Har listat 13 enkla knep du kan ta till för att få dina kollegor att tycka om dig.

  1. Först och främst, det är tufft att vara ny på jobbet och du kommer att känna dig extra trött. Se till att sova lite extra, inte planera in för mycket runt omkring arbetet, ta tid för pauser och ät regelbundet och ofta den första tiden.
  2. Känn ingen stress över att du inte kommer in i allt på en gång. Det tar ofta upp till ett år att komma in i alla arbetsuppgifter på en ny arbetsplats.
  3. Glöm inte att det tar ett tag att lära känna dina nya kollegor och deras olika kommunikationsstilar. Uppstår missuppfattningar mellan dig och dina medarbetare – ta det inte personligt! Ju mer ni lär känna varandra kommer ni lära er hur ni kommunicerar på bästa sätt.
  4. Att känna sig utanför sammanhållningen på grund av exempelvis interna skämt eller vissa grupperingar är inte ovanligt. Men kom här ihåg att vi människor är vanedjur och vill känna trygghet, därav fortsätter personer oftast med sina vanliga rutiner trots att en ny person har tillkommit i teamet. Det är alltså inte att du blir exkluderad.
  5. Vänta inte på att bli medbjuden eller inkluderad, ta makten själv och fråga! Följ med på lunch, ta en kaffe med dina kollegor och bjud på dig själv. Känslan av att känna dig på sidan av kommer försvinna inom kort.
  6. Vet du sedan tidigare vad det är som kan vara upphov till exempelvis stress eller osäkerhet i ditt arbete? Passa på när du är ny att på en gång sätta ramar som undviker detta. Formulera vad det är och kommunicera detta på en gång till din chef eller dina nya kollegor. Vet du att du blir stressad av att det är mycket liv och rörelse runt dig? Flagga för detta på en gång! Eller så kanske du vet med dig att du presterar sämre om du inte vet tydligt vad som förväntas av dig? Prata med din chef tidigt så ni från start kan sätta ett bra arbetssätt att tillämpa framåt.
  7. Glöm inte att njuta och ta vara på tillfället! Även om det är tufft och ansträngande att vara ny är det också väldigt roligt. Ta också vara på chansen att bli den du vill vara och är på arbetsplatsen! Ta dig an nya utmaningar, visa nya sidor och ta ut svängarna lite. Det kommer öka chanserna att du trivs under en längre tid på ditt nya arbete.
  8. Fråga saker. Många älskar att prata om sig själva. Ställ frågor om din kollegas liv, projekt och intressen. Vem vet, ni kanske har mycket gemensamt! Börja smått. Det vill säga, gå inte in på allt för personliga detaljer det första du gör. 

9. Ge komplimanger, men gå inte för långt. Komplimanger behöver inte handla om utseende. Om personen har hjälpt dig eller gjort någonting som är riktigt bra – säg det. En positiv kommentar då och då är trevligt, men var måttlig. Om du strör komplimanger omkring dig kan du uppfattas som falsk.

10. Var uppmärksam på kroppsspråk. Att kunna läsa av någons kroppsspråk är en stor fördel. Om du kan göra det går det ofta att styra konversationen i rätt riktning.

11. Var snäll. Kanske säger sig självt, men det är ändå viktigt att påpeka. Om du vill att folk ska gilla dig – var en trevlig person. Du behöver inte vara överdrivet snäll, men att ställa upp för dina kollegor när de behöver det, eller bara tacka för fikat kan gå en lång väg.

12. Gör din läxa. Du ska självklart aldrig förfölja dina kollegor, men att lite smått undersöka vad de gillar och liknande är ingen dum idé. Det kan du använda för att bryta isen.

13. Var naturlig. Försök inte vinna alla hjärtan över en natt. Det kan ta lite tid. Försök inte sträva efter popularitet på arbetsplatsen, utan se det mer som att du utökar ditt nätverk och får nya vänner på kuppen.

12 tips för att nå hela vägen fram

12 tips för att nå hela vägen fram

Vad kan vi lära från ledare som verkar ha ett fokus och jobbar efter mål och delmål och har sikte på sin dröm och vågar beskära bort de andra sakerna som hindrar?

Proaktivt och reaktivt för att nå hela vägen fram behöver du göra följande:

● TRO- medan andra tvivlar.

● PLANERA- medan andra leker.

● STUDERA – medan andra sover.

● BESLUTA – medan andra funderar.

● FÖRBERED – medan andra drömmer.

● BÖRJA- medan andra skjuter upp.

● ARBETA- medan andra önskar.

● INVESTERA- medan andra tvättar.

● LYSSNA – medan andra pratar.

● LE- medan andra är tveksamma.

● BERÖM – medan andra kritiserar.

● VAR UTHÅLLIG – medan andra slutar.

Boka en snabb analys med mig 30 min för att se över dina 3 utmaningar. Fyll i formuläret nedan på hemsidan så får du en tid där vi möts.

Vill gärna möta dig!

Vänliga hälsningar
Patrik Sandberg
Företagscoach Sandberg AB